Warum ich Lexware Office nutze
Als Selbstständiger brauche ich eine Buchhaltungslösung die ich ohne Steuerberaterstudium bedienen kann. Ich habe Excel-Tabellen probiert, ich habe andere Tools probiert – Lexware Office ist geblieben.
Der Grund: Es deckt genau das ab was ein Freelancer oder kleines Unternehmen braucht. Nicht mehr, nicht weniger.
Was ich täglich damit mache
Rechnungen schreiben
Rechnung erstellen, Kunde auswählen, Positionen eintragen, raus. Das dauert 3 Minuten. Die Rechnung sieht professionell aus, enthält alle Pflichtangaben (Steuernummer, fortlaufende Rechnungsnummer, USt-Ausweis) und geht direkt als PDF raus.
Wiederkehrende Rechnungen lassen sich als Vorlage speichern – für monatliche Retainer ein echtes Zeitersparnis.
Belege erfassen
Jede Quittung, jede Eingangsrechnung direkt per App fotografieren und dem richtigen Konto zuordnen. Am Ende des Jahres ist alles sauber kategorisiert. Kein Schuhkarton mehr.
EÜR vorbereiten
Für Selbstständige ohne Buchführungspflicht reicht die Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Lexware Office erstellt die EÜR automatisch aus den erfassten Belegen. Mein Steuerberater bekommt den Export und ist zufrieden.
UStVA
Die monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung lässt sich direkt aus Lexware Office an das Finanzamt übermitteln (ELSTER-Schnittstelle). Das habe ich früher manuell im ELSTER-Portal gemacht – das fällt weg.
Was gut funktioniert
Einfachheit – Die Oberfläche ist nicht überwältigend. Man findet sich in 20 Minuten zurecht ohne Tutorial.
DATEV-Export – Falls der Steuerberater DATEV nutzt (die meisten tun das), gibt es einen direkten Export. Kein manuelles Zusammensuchen von Unterlagen.
Mobile App – Belege unterwegs fotografieren und sofort erfassen. Funktioniert zuverlässig.
GoBD-konform – Für Deutschland wichtig: die Software erfüllt die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern.
Was nervt
Preis – Lexware Office kostet zwischen ~8 und ~30 €/Monat je nach Plan. Für einen Freelancer mit überschaubarem Belegvolumen ist das kein Schnäppchen. Es gibt günstigere Alternativen.
Kein Projektmanagement – Nur Buchhaltung, keine Zeiterfassung, kein CRM. Wer alles in einem will, muss kombinieren.
Lernkurve bei Buchungssystematik – Wer noch nie Buchhaltung gemacht hat, muss ein paar Grundbegriffe lernen. Soll- vs. Ist-Versteuerung zum Beispiel. Das liegt nicht an Lexware, sondern am Thema.
Für wen es passt
- Freelancer und Soloselbstständige
- Kleine GmbHs und UGs mit überschaubarem Belegvolumen
- Wer eine DATEV-kompatible Lösung braucht
- Wer Zeit sparen will statt Excel-Tabellen zu pflegen
Mein Setup
Ich erfasse alle Eingangsrechnungen direkt per App. Ausgangsrechnungen schreibe ich am Rechner. Quartalsweise checke ich die EÜR-Übersicht. Am Jahresende exportiere ich alles für den Steuerberater. Das dauert insgesamt vielleicht 2 Stunden im Quartal – der Rest läuft nebenbei.